複数のグループを管理したい場合
Group Taskでは、1アカウトで作成できるグループは1つまでという制限があります。
しかしながら、次のような方法で複数のグループを管理したいというニーズを満たすことができます。
方法は2つあります。
前提
次のような要望を前提として、ここでは説明致します。
ケース)会社内の人数が多く、一つのグループだと情報が錯綜して作業しにくい、管理しにくい。
1つ目の方法 カテゴリーで要望を満たす
まず、おすすめするのが、複数のグループを作らずに
「カテゴリー」で代替できないか検討してください。
一番シンプルで使いやすいかと思います。
カテゴリーとして、「部署A」「部署B」とようなカテゴリーを作成して、
必要なメンバーのみをカテゴリーごとにアサインする方法です。
カテゴリーにアサインしていないメンバーは、そのカテゴリーの情報にアクセスできません。
詳しくは、以下のガイドをカテゴリーご覧ください。
https://grouptask.info/basic3/
この方法で、表示が見にくいなどがありましたら、お問い合わせからご要望ください。レイアウトなどの修正などを検討致します。
2つ目の方法 複数のチームリーダーにグループを作成させる
次に、複数のグループを作る運営の仕方を説明致します。
以下のようなケースで説明します。
・社員全員がGTにユーザ登録をする。
・社長やチームリーダーのような人がグループを作る。
・普通の社員はチームリーダーのグループに入る。
・チームリーダーは、自身では社長のグループに参加し、かつ、自身のグループでチームを運営する。
・社長のグループにはチームリーダーのみ参加する。
例 (以下の例は5人に見えますが、100人、200人でも方法は同じです。)
A 社長
B チームリーダー
C チームリーダー
D Bのチームに入るメンバー
E Cのチームに入るメンバー
社長が管理者のグループをA
Bが管理者のグループをB
Cが管理者のグループをC
を作成して、
Aのグループには、B,Cが入るとする(D,Eが入っても問題なければ、入ってもらう)
Bのグループには、Dが入る(社長Aが入っても問題なければ、入ってもらう)
Cのグループには、Eが入る(社長Aが入っても問題なければ、入ってもらう)
ステップ1)
社長Aは、グループAを作り、B,Cを招待する
必要があれば、D,Eも招待する
社長Aは、招待した人をアサインする
ステップ2)
チームリーダーBは、グループBを作り、Dを招待し、Dをアサインする。
(必要があれば、社長Aも招待して、社長Aをアサインする)
チームリーダーCは、グループCを作り、Eを招待し、Eをアサインする。
(必要があれば、社長Aも招待して、社長Aをアサインする)
ここまでで、グループはA,B,Cと3つできました。
ステップ3)
社長が、どのグループにも参加して、かつ管理者と同等の権限をもつには、
各グループで、管理者にマネージャー権限を与えてもらうことで実現します。
各メンバーのグループの切り替えは、以下のガイドの(4)を見てください。
上部のヘッダーバーの右上からできます。
https://grouptask.info/basic5/
マネージャー権限について
https://grouptask.info/basic8/
最初に考えてほしいこと
まずは、どちらの方法においても、メンバーの人的配置をどうするかを予め検討してください。それからカテゴリーやグループの構成を考えることをおすすめします。
1)まずは、カテゴリーで組織のグループを切り分けられないかを考えてください。カテゴリーは、柔軟性があり、グループのメンバーを分割したり、全員をひつにまとめることもできます。またカテゴリーは、カテゴリーごとにアクセス権が設定できます。
2)検討した結果で、複数のグループが必要な場合は、必要なグループ名とチームリーダーと所属メンバーを決めてください。そして、各メンバーがどのグループに所属するのか(複数のグループに参加可能)を決めてください。
3)誰が、どのグループのマネージャー権限を持つのか決めてください。
マネージャーはグループの管理者と同様の権限が付与されます。
必要があれば、ご相談にのりますので、お問い合わせください。