メールで仕事の依頼をしたときに
・迷惑メールやゴミ箱に振り分けられる可能性がある
・新しいメールが次々と受信し、他のメールに埋もれ見落しがある
・メールの受信boxでは、どれが重要で、どれが急ぎなのかがかわりずらい
このような心配があり、解決策が必要とされます。

「ダッシュボード」は、依頼されたタスクは期日が近い順に表示され、どのタスクが優先度が高いのかなど、ひと目でわかりますので見落としや遅れを回避することができます。
またタスクはメールではないので、迷惑メールやゴミ箱に振り分けられる心配もありません。

Group Taskログイン後のダッシュボード

「My tasks」について

Mytasksでの表示は、一番左に期日と優先度が表示されています。
表示順もこれらでソートされるようになっています。
したがって担当者は、いつでも期日が迫っているものや、期日に対して遅れてしまったタスクが上位に表示されているので、いつでもタスクを行う順番を考える必要はありません。

また、他のメンバーから返信があったものは、更新日が太文字になり目立つようになっています。
ですので、返信内容を確認したり、スキマ時間で返信しておくにも便利です。

Mytasksでの表示数もカスタマイズできるようになっていますので、目前の仕事に意識をフォーカスして、仕事をすることができます。

「あなたが作成した期日を過ぎたタスク」について

こちらは、あなたが他のメンバーに依頼して、すでに期日が過ぎているタスクが表示されます。
タスクの遅延は、チームの効率を下げてしまうので、依頼者として進捗報告を依頼するか、なんらかのメッセージを担当者に出す必要があります。
そのような時に、どのタスクが遅延しているのかをいつでもはっきりと表示しているコンテンツがあると便利です。

ここから担当者に遅延をしている理由を聞いたり、進捗報告を要求してください。
進捗報告の要求は、タスクの詳細ページから「進捗報告」の要求ボタンを押すだけで簡単にできます。

自分のタスクの状況だけでなく、自分が依頼したタスクの状況にも目を配ることがチーム全体の効率性にとって重要になります。